Se remettre d’un arrêt des opérations est une expérience unique. Pouvons-nous limiter la douleur et trouver un certain gain ?

Les opérations sont peut-être lentes pour le moment, mais elles reprendront tôt ou tard.

Des circonstances très inhabituelles ont provoqué l’arrêt de l’activité et la reprise sera probablement aussi.

À Pinqkerton, notre expérience la plus proche (d’une vie antérieure), de ce que nous pourrions vivre bientôt, est un transfert de processus d’un endroit à un autre. Sur la base de cette expérience, nous pensons que cette reprise nécessitera une bonne dose de planification, mais qu’elle est une occasion d’apprendre et de progresser.

Dans le cas d’un transfert de processus, la majeure partie du démarrage (c’est-à-dire la reprise) à l’extrémité réceptrice dépend de l’arrêt et du transfert des connaissances.

Les différences avec aujourd’hui sont (i) cette fermeture a potentiellement été organisée dans la précipitation. (ii) la compréhension du processus qui n’a pas été développée avant l’arrêt ne sera pas disponible pour la récupération.

Nous espérons que les expériences, informations et conseils recueillis auprès de diverses sources (principalement de l’industrie alimentaire) et partagés ci-après vous fourniront au moins une idée concrète qui vous aidera à vous rétablir plus vite et mieux.

Nous commençons donc par une évaluation de l’état du processus après l’arrêt et la mise en quarantaine, de ce que nous savons à son sujet et nous construisons les connaissances qui manquent.

À quoi les entreprises qui subissent une fermeture saisonnière font-elles attention ?

Une fermeture a un certain nombre de conséquences :

• L’eau ne circule plus : sa qualité diminue
  Cela peut être un problème car l’eau est utilisée, entre autres, pour le nettoyage.
• Zones humides : humidité, condensation, eau résiduelle… favorisent la prolifération microbienne et le développement de biofilms.
  72h est souvent utilisé comme référence dans l’industrie alimentaire comme limite d’action pour déclencher un re-lavage. (un maximum de 24 heures est un objectif)
• Zones sèches : des croûtes se forment et les lavages classiques ne suffisent pas à les éliminer.
  La croûte restante servira d’ancrage à un nouveau biofilm ou à d’autres contaminations.
• Nuisibles : l’installation a connu un calme inhabituel pendant une période inhabituelle et des visiteurs inhabituels peuvent être attendus.
• La sécheresse endommage les joints ou d’autres pièces…
• L’humidité favorise la contamination du système de ventilation, des évents…
• Une température non contrôlée entraîne un vieillissement prématuré des matériaux, une détérioration…

Les bonnes pratiques d’arrêt dans l’agriculture saisonnière suggèrent des mesures qui sont génériques et importantes pour leur redémarrage. Ils comprennent :

• Vider/ purger toutes les lignes et tous les conteneurs
• Appliquer les procédures de nettoyage les plus rigoureuses, par exemple un lavage alcalin suivi d’un rinçage à l’acide. Si possible, laisser sécher et fermer ou laisser dans une solution protectrice, par exemple de l’acide peracétique.
• Fermer tous les réseaux (air comprimé, eau, CO2, etc.)
• Démonter tous les équipements qui peuvent l’être, avant l’inspection et le lavage : raccords, boîtiers de filtres, échangeurs de chaleur, etc.
• Frottez toutes les surfaces accessibles, y compris l’intérieur des cuves et des silos, dans des conditions sûres.
• Isoler et fermer les paquets de matériaux entamés, (si possible, mettre sous vide)
• Fermez les drains pour éviter la remontée de micro-organismes contaminants.
• Installer des grilles pour éviter la montée ou l’entrée des rongeurs
• Faire le point et prévenir les pillages / cambriolages

Si ces mesures n’ont pas été prises pendant l’arrêt, elles peuvent ou doivent l’être pendant la reprise.

Que savons-nous qui est important pour la guérison ?

Nous connaissons au moins deux éléments importants : le processus et la sensibilité du produit à la contamination, dont la combinaison se reflète dans les rendements historiques de production et/ou les lots avariés.

L’Hygiène par la Conception impose que l’extérieur et l’intérieur de tous les équipements et tuyauteries soient auto-drainants ou drainables. Dans le cas de surfaces extérieures, tout liquide doit être dirigé à l’écart de la zone principale du produit. Les règles de conception comprennent le choix du matériau de construction et d’autres considérations parfois spécifiques à l’industrie.

Certains de nos défauts de conception peuvent être détectés par l’observation, comme les zones de stagnation d’eau qui indiquent des vulnérabilités potentielles à la contamination.
C’est maintenant l’occasion de regarder, de découvrir et d’améliorer.

La documentation et/ou l’expérience personnelle nous indiquent quel produit intermédiaire ou fini, quelle cuve particulière, quel fournisseur ou quelle étape du processus a posé le plus de problèmes.
Si ces points sensibles de la production présentent un risque plus élevé de contamination dans des conditions normales, ils sont probablement encore plus douloureux pendant la récupération.

Nous pouvons penser à des actions telles que le renforcement de l’inspection, l’évitement (commencer par fabriquer d’autres produits  » plus faciles  » avant de fabriquer les produits plus compliqués) ou l’amélioration du processus.

Cette dernière option, selon notre expérience, doit être considérée avec prudence en raison de deux propositions contradictoires :

• Tout d’abord, si nous avons un point faible connu dans une chaîne et que nous savons que les temps à venir seront difficiles, le fait de traiter ce point faible pourrait bien augmenter nos chances de réussite. C’est une bonne préparation.
• D’un autre côté, l’ajout de changements dans une situation de crise, lorsque les ressources sont limitées et qu’il n’est pas facile de réfléchir clairement, pourrait paralyser toute l’organisation en cas d’imprévu. C’est prendre des risques inutiles.
  La décision pourrait être prise en tenant compte d’un rapport  » risque/bénéfice « , du retour sur investissement et de notre capacité à faire les choses correctement dès la première fois ?

Tout dans ce tableau peut être personnalisé, y compris la granularité des critères et des évaluations. Il peut faciliter une évaluation qui peut être expliqué, partagé et alimenter un plan de récupération. Une version plus complète peut également servir de point de départ à une feuille de route opérationnelle à plus long terme, avec des objectifs annuels pour améliorer le score.

Comment savons-nous que nous avons récupéré ?

Pour les processus et procédures qui sont validés, les indicateurs clés de performance sont connus, les limites acceptables sont spécifiées, etc.
Le redémarrage pourrait ressembler à une promenade de santé (relativement)

La réponse à cette question est rendue plus difficile lorsque l’historique des données est insuffisant ou partiel. Si nous n’avons pas de mesures ou de spécifications pour indiquer ce qui est normal/satisfaisant/amélioré, nous pouvons nous rappeler Peter Drucker : « Si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pouvez pas l’améliorer ».

Les données historiques manquantes peuvent être construites à cette occasion.
Avant le redémarrage effectif, nous pouvons tester les points de contrôle critiques, les points d’utilisation, l’eau aux différentes étapes de purification et de stockage, etc., ce qui donnera un point de référence utile pour évaluer l’efficacité du nettoyage et des autres activités de récupération.
Il y a de fortes chances que ces données soient utiles encore et encore pour les années à venir.

Prêcher une seconde pour nos produits : les testeurs nomades peuvent vraiment être utiles dans ces circonstances.

Quelques points d’attention

1. Les récents débriefings publics des entreprises qui ont réussi à fonctionner pendant cette période de confinement, l’une dans le secteur alimentaire et l’autre dans le secteur des PCP, ont tous deux souligné l’importance de la communication.
   
   Leur point de vue est que pour qu’un groupe fonctionne dans des conditions inhabituelles, chacun a plus que jamais besoin d’être et de se sentir écouté, considéré et d’être dirigé plutôt que géré.
   Dans ces expériences, l’énergie et la créativité libérées ont vraiment fait la différence.

2. Ces grandes entreprises disposaient également d’une grande expérience et d’une documentation abondante, c’est-à-dire d’une grande boîte à outils dans laquelle elles pouvaient puiser. En voici quelques-unes qui pourraient vous être utiles :

• Attention au lavage sur des biofilms ou des croûtes sèches bien installées : commencer le lavage par une phase froide pour éliminer les résidus organiques et surtout protéiques qui coagulent à chaud sur les parois et sont très difficiles à éliminer, et forment alors des points d’accroche pour les dépôts et biofilms ultérieurs.
• Faites attention aux systèmes d’air, aux prises d’air et à l’introduction dans le processus.
• Surveiller les fines (poussières de diverses origines qui sont des vecteurs de contamination croisée de l’environnement entre les zones) dans les ateliers. Où sont générées ces amendes ? où circulent-ils ?
  Les endroits où sont déposées les amendes risquent d’héberger des contaminations qui pourraient s’adapter, devenir résistantes au processus d’assainissement, en particulier dans les points morts du processus.
• Est-il prévu de retravailler le texte ? comment était-il stocké ? Où la reprise sera-t-elle introduite dans le processus ?
• Atmosphères : la température a-t-elle été abaissée ? C’était seulement quand tout était sec ? Y a-t-il eu potentiellement des condensations ?

3. Une inspection scrupuleuse est nécessaire avant le redémarrage.

Dans de nombreux cas, les inspections visuelles sont le principal ou le seul moyen de vérifier qu’un critère particulier est respecté, même dans le cadre d’activités normales.

La formation du nouveau personnel ou la normalisation des limites acceptables n’est pas toujours simple pour ces contrôles visuels. Pour cela, la constitution d’une bibliothèque de différents défauts, étiquetés  » acceptable  » ou  » non  » peut être très utile. `

Il existe de rares occasions d’enrichir ces bibliothèques et un redémarrage est probablement l’une d’entre elles.

Nous trouvons que prendre des photos avec un smartphone est un moyen intelligent de le faire. Il ne coûte pas cher et peut s’avérer très précieux

4. Recueillir des données

Il peut être souhaitable d’effectuer des tests d’un niveau inhabituellement élevé pour vous convaincre, ainsi que les auditeurs potentiels, que le processus est de nouveau sous contrôle.

Dans le cas de matériaux et/ou de processus sensibles, des écouvillons seront nécessaires, ne serait-ce que pour mesurer les TVC (Total Viable Counts) et quelques indicateurs spécifiques aux processus d’hygiène, aux points sensibles identifiés lors d’une inspection avant récupération.

Il en va de même pour l’eau de rinçage des surfaces internes de l’équipement.

L’identification des germes trouvés permettrait d’utiliser des agents nettoyants bien ciblés pour leur efficacité spécifique et à la dose efficace ainsi que de réaliser une cartographie des plantes.

La cartographie est utile pour déterminer l’origine et les mouvements des contaminants dans un site. Si nous connaissons la flore qui se trouve dans l’eau de traitement, celle qui provient généralement d’une matière première et celle qui se trouve sur la peau, lorsque nous trouvons une contamination dans un produit, il est plus facile d’enquêter sur l’origine de la contamination.

Cette approche appliquée en routine peut être un luxe pour certaines activités, du fait de (i) les coûts des tests sont trop élevés par rapport à la valeur du produit, et (ii) parce que les résultats des écouvillons ou du test de l’eau de rinçage CIP (avant le second lavage et éventuellement après le second lavage) ne seraient pas connus avant la reprise de la fabrication. Les résultats tardifs peuvent exposer à une décision difficile : que faire si l’on découvre rétrospectivement, après le redémarrage de la fabrication, un résultat troublant qui ne fait pas partie des critères de libération ?

C’est peut-être pour cette raison que certains fabricants considèrent que le premier lot, passé au crible, doit être jeté quoi qu’il arrive.

Mais une telle approche pourrait être acceptable dans le cadre d’une reprise en mode « étude » lors du prochain démarrage, afin d’améliorer notre compréhension du processus, source d’améliorations et d’économies futures durables.

Où sont les opportunités dans tout cela ?

Comme l’a souligné cette semaine un expert en gestion de la chaîne d’approvisionnement, nous vivons une occasion de nous améliorer à plusieurs égards :

• Financièrement : parce que le cash est la priorité numéro 1 en ce moment, la rentabilité à court terme laissée de côté, si nous examinons notre activité en nous concentrant uniquement sur les cash-flows actuels et futurs, nous pouvons révéler des améliorations : contracter la chaîne d’approvisionnement, redimensionner les lots et les équipements, reconsidérer la valeur d’un canal de vente ou d’un type de client particulier…
• Ventes : certaines entreprises ne survivront probablement pas à cette vallée de la mort, ce qui ouvre de nouveaux marchés pour celles qui survivent.
• Organisation : observez le temps entre la prise de décisions importantes et leur réalisation.
  Qu’est-ce qui ralentit le processus : communications, planification, adaptation des opérations, manque d’automatisation ?
• Stratégique : développer l’agilité et la résilience.
  Quel est notre processus d’anticipation et de prise de décision ? Comment cela fonctionne-t-il lorsque notre vision de l’avenir n’est pas claire ?
  Les habitudes de consommation d’après-crise, le comportement au travail, les modèles économiques pourraient être différents : pariez sur quelques scénarios, préparez une réponse et appuyez sur la gâchette lorsque l’un des paris devient réalité.

Conclusion

Plusieurs dirigeants d’entreprises réputées convergent pour dire que la reprise est une occasion de devenir plus agile et plus résiliente.

Cela correspond à notre expérience en matière de transferts de processus.

Cela commence par l’observation de nos processus, de notre organisation et de nos flux de trésorerie afin d’identifier les vulnérabilités. Elle se poursuit par l’anticipation, l’adaptation et la mesure des progrès.

Cela peut sembler être le genre de réflexion conceptuelle exclusive aux grandes entreprises, mais ces opportunités ne sont-elles pas réelles pour toutes les entreprises, quelles que soient leur taille et leur activité ?

Comme pour les vacances exceptionnelles, ces journées exceptionnelles appellent à l’observation, à la prise de photos, à la comparaison, afin de ramener chez soi de nouvelles habitudes et de nouvelles idées, dont on se nourrira longtemps.Merci de nous avoir lu.

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…et rappelez-vous,

Q : Pourquoi le germe a-t-il traversé le microscope ?

R : Pour aller à l’autre diapo !